仕事上ほとんどの社員が、現場に出向いてイベントの管理を行なったり、クライアントとの打ち合わせで外出するため、事務所に誰もいないケースが多く、事務所にかかった電話を携帯に転送していました。しかしクライアントの急ぎの要件のときに限って、電話に出られずに大クレームになることがありました。

オペレータさんが事務所の留守を守ってくれるため、安心してイベント運営に集中することができています。また、スタッフ募集時など、必要情報のヒアリングや面接スケジュールの調整まで対応してくれるため、運営スタッフの一員として、無くてはならない存在になっています。

土日祝日は仲介業者さんから、賃貸マンションの空室状況や内見希望の問合せが大変多くなります。以前は社員が交代で出勤していましたがが、結局、電話が重なると対応できなかったり、待ち時間が長くなったりと休日出勤手当等の人件費もかさばっていました。

資料に記載している物件情報はもちろん、空室状況などを正確に答えてくれるため、こちらが対応するのは、条件交渉の時ぐらいになりました。また、仲介業者さん宛に、物件資料のFAXやメール返信の対応もお願いしているため、業務効率化が計れ経費節減に繋がりました。

休日や、日中の休憩時間にかかってくる見込み客の電話を取りこぼしていました。治療中に電話に出ると、治療を受けているお客様に失礼にあたり、とはいえ治療を優先すれば見込み客を失うことになる。しかし、事務員を雇うほどの経費はかけられない状況でした。

電話秘書により、月々３千円ちょっとで事務員を雇うことができました。また、初診の方への道案内や、予約の受付・変更等のスケジュール管理もお任せできるため、治療に専念しながら見込み客を取りこぼすことが無くなりました。